Итак, что же это за удивительная методика такая? Такая поразительная и переставляющая все с головы на ноги, что многие тысячи людей, воспользовавшись ей, избавились от непреходящего стресса, связанного с ежедневным катастрофическим цейтнотом, стали все успевать и даже нашли в своей жизни бездну свободного времени?  Звучит как чудо или очередная нелепая панацея от всех бед, но в отличие от множества методик управления временем Getting Things Done действительно работает. Причин тому несколько, но главная – в том, что GTD позволяет органично и безболезненно «внедрить» себя в жизнь любого человека, не прибегая к болезненным и неприятным нововведениям вроде железного расписания или персонального секретаря. По сути, это набор мыслительных техник, каждая из которых направлена на избавление мозга от перегрузки ненужной информацией и концентрации на текущей задаче. Поразительно, но этот подход позволяет существенно повысить эффективность работы – мозги больше не работают «вхолостую», в миллионный раз прокручивая внутри себя план предстоящих действий.Кажется, мы немного ушли в конкретику, вернемся к общему плану. Книга Дэвида Алена появилась в результате компиляции его многолетнего опыта на ниве time management’а и мгновенно стала популярной во всем мире.
Главное- Соберите все дела, которые вы хотите сделать в единую надежную систему вне вашей головы и разума.
- Приучите себя всегда иметь план текущих действий, который можно воплотить в жизнь немедленно или при желании пересмотреть в любой момент.
Итоги и действия - Опишите в одном предложении предполагаемый успешное разрешение проблемы или ситуации.
- Запишите каждое, даже самое мелкое физическое действие, необходимое для продвижения ситуации вперед.
Горизонтальный и вертикальный контроль (Выгоняем дела из мозгов и приводим их в порядок) - Горизонтальный контроль поддерживает слаженность и взаимосвязь всех задач, в которые вы вовлечены.
- Вертикальный контроль необходим для отслеживания проектов и отдельных задач
Пять стадий хода работ (Горизонтальный контроль) - Собирайте задачи, которые владеют вашим вниманием (любые задачи, личные или профессиональные, большие или маленькие – все, состояние которых должно стать отличным от текущего и все, что вы хоть немного хотите изменить)
- Выбросьте все из головы
- Минимизируйте количество хранилищ.
- Контейнер бумаг
- Блокноты
- Электронные записи
- Голосовые записи
- E-mail
- Регулярно опустошайте эти хранилища
- Обрабатывайте задачи – поймите, что они означают и что с ними необходимо делать
- Что это за задача?
- Можно ли с ней что-либо сделать? (Да или нет)
- Нет
- Выбросить.
- Делегировать
- Отложить
- В список «Когда-Нибудь-Возможно»
- В календарь или 43 папки (31 папка для дней, 12 папок для месяцев, завтрашняя дата спереди)
- Ссылка (Ссылкой должна быть информация, к которой можно легко обратиться при необходимости)
- Да
- Каким должно быть следующее действие?
- Совершить действие
- Передать другому
- Отложить
- Проект (все, что требует более одного шага для своего выполнения)
- Отслеживание доступных действий
- Список проектов
- Хранилище или папка для списка проектов и сопутствующих материалов
- Календарь (для действий, привязанных ко времени)
- Список напоминалок о следующих действиях
- Список напоминалок о вещах, которые вы ждете
- Сформируйте результаты
- Пересмотрите альтернативы
- Сделайте
- Выбор совершаемых действий
- Контекст
- Доступное время
- Доступная энергия
- Приоритет
Еженедельный обзор
- Свободные бумаги (визитки, рецепты и т.д. – в контейнер для обработки)
 - Обработайте свои записки
- Календарь за прошедшую неделю (обзор оставшихся действий, ссылок и т.д.)
- Календарь будущих событий
- Освободите голову (записывайте все новые проекты, действия и т.д.)
- Обзор списка проектов и важных итогов (Убедитесь, что для каждого элемента существует как минимум одно ключевое действие)
- Обзор списка следующих действий (Зачеркивание завершенных и обзор списка напоминаний о следующих действиях)
- Обзор списка «Ожидание» (Записываем действия, необходимые для вывода событий из данного списка. Вычеркиваем уже полученное)
- Обзор оставшихся значимых списков
- Обзор списка «Когда-нибудь-возможно» (Проверка всех проектов на способность стать активными с последующим переносом таких в «Проекты». Удаление неактуальных элементов).
- Обзор «Незаконченного» и сопутствующих материалов (Просмотр всех сопутствующих материалов для того, чтобы заметить все новые действия, исходы и «заторы»)
Шестиуровневая модель обзора собственной работы
- Текущие действия
- Текущие проекты
- Зоны ответственности
- Цели 1–2 лет
- Видение 3–5 лет
- «Большая картинка» – цели всей жизни
Проекты – четко определенные итоги и последовательные действия, приближающие его к завершению Горизонтальный фокус – надежная система «напоминалок» с регулярным ее «перетряхиванием» Вертикальный фокус – планирование «на обрывке бумаги».
Пять шагов, позволяющих завершить любую задачу или Планирование проектов.- Определение целей и основ
- Видение исхода
- Мозговой штурм
- Организация
- Нахождение следующих действий
Пять фаз техники натурального планирования
1. Цели/основополагающие принципы (Почему мы это делаем?)
2. Миссия/образ/цели/удачный исход (как будет выглядеть безоговорочный, сумасшедший успех? На что он будет похож?) 3. Мозговой штурм (Как мы это сделаем?) - Посмотреть на проект из точки его завершения
- Нарисуйте образ сумасшедшего успеха (уберите подальше всякие «Да, но»
- Соберите вместе все свойства, аспекты и качества, какие только можно придумать.
4. Организация (Находим компоненты, субкомпоненты, последовательности, события и/или приоритеты. Что должно произойти и в каком порядке? Когда мы будем это делать вот эти вещи?) 5. Следующие действия (Откуда начнем?) «Если проект выброшен из головы – планирование было эффективным. Если он до сих пор болтается там – продолжайте применять эту модель до полного очищения»
Учетная система
Учет должен быть мгновенным и легким - Единая система
- Рассмотрите алфавитный принцип упорядочивания если не нуждаетесь в особом методе учета
- Уменьшите количество мест, где нужную информацию найти нельзя(Должно быть максимум пять или шесть мест, где можно найти требуемое. Не больше)
- Сортируйте по теме, проекту, личности или компании
- Приобретайте качественные механизмы. Избегайте подвесных папок
- В случае подвесных папок:
- Помечайте папки, а не кронштейны
- Одна папка – один кронштейн
- В вашей системе всегда должны быть свободные кронштейны, пустая папка в самом начале полки.
- Очищайте папки ежегодно
- Поощряйте организацию Дней Очистки Мусора
Работаем с «неприемлемыми соглашениями» 1. Снизьте планку 2. Сделайте это 3. Пересмотрите соглашение.
Итоги- Храните всю информацию вне вашей головы
- Планируйте действия и итоги сразу после того, как события появились на горизонте, не позже.
- Регулярно пересматривайте и обновляйте список незаконченных дел в работе и жизни.
Любая непонятная мелочь должна быть обработана по следующему алгоритму: - Мне это не нужно = в корзину!
- Я хочу выяснить, что это значит для меня = в контейнер «Входящие»
- Мне может быть полезна данная информация = ссылка
- Я использую это = оборудование или ресурс
- Когда я смогу сдвинуть это с места, я хочу видеть, как = напоминалка о следующем действии
- Мне нужно напомнить себе об этом промежуточном итоге = список проектов, просматриваемый еженедельно
- Мне нужно это, когда я обращаюсь к проекту = сопутствующие материалы
- Я хочу сделать когда-нибудь в будущем = список «когда-нибудь-возможно»Я хочу сделать это в будущем, в определенное время = заметка в календаре.
- Я хочу достигнуть этого «Серьезного» итога = цель, обозреваемые достаточно редко
- Кто-то другой делает что-то, о чем я беспокоюсь = пункт в списке «ожидание», еженедельный обзор
- Нужно рассмотреть это при выполнении некоторых периодических действий – пункт в контрольном списке.
На этом все. Непонятно, мутно, запутанно? Честно говоря – мне тоже так кажется :) Но это только потому, что весь этот длинный запутанный список – лишь краткая выжимка книги Аллена, которая и содержит в себе объяснение всех этих «контрольных списков», «когда-нибудь-возможно» и прочих «ссылок». Однако печалиться и ставить крест на методике только по причине того, что вы: а) ненавидите читать с экрана или б) ненавидите читать по-английски – совершенно не стоит. GTD основана на очень здравых принципах и действительно помогает вести более сбалансированную, цельную и продуктивную жизнь. Конечно, освоение GTD требует достаточно серьезных усилий и готовности многое менять в своей жизни. И все-таки полезный эффект намного перекрывает потраченное время и усилия.
|
0